Cho thuê xe tự lái: website và giấy tờ cần chuẩn bị

Nhiều người có một hai chiếc ô tô ít dùng, hoặc đang có cửa hàng xe máy ở điểm du lịch, và muốn mở dịch vụ cho thuê xe tự lái. Việc này không khó, nhưng phải chuẩn bị đủ hai thứ: giấy tờ để làm ăn đúng luật, và một kênh để khách tìm thấy, xem giá, đặt xe. Bài này liệt kê những việc cần làm trước khi giao chiếc xe đầu tiên, áp dụng cho cả ô tô và xe máy du lịch.

Tóm tắt nhanh, mở dịch vụ cho thuê xe tự lái cần 7 việc:

1. Đăng ký kinh doanh trước khi nhận khách
2. Hợp đồng thuê xe và biên bản giao xe
3. Giấy tờ xe và bảo hiểm cho từng chiếc
4. Quy định cho khách: giấy tờ, tiền cọc, km
5. Website có đội xe và bảng giá theo ngày
6. Form đặt xe tự tính tiền, có giao xe tận nơi
7. Cho thuê xe máy du lịch: cung đường và đồ đi kèm

1. Đăng ký kinh doanh trước khi nhận khách

Cho thuê xe nhiều lần để lấy tiền là kinh doanh, nên cần đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập công ty. Khi đăng ký, chọn ngành cho thuê xe có động cơ (mã ngành 7710). Bạn có thể nộp hồ sơ online trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Có hai điểm nên hỏi cán bộ đăng ký ngay lúc làm hồ sơ:

• Hình thức cho thuê: nói rõ bạn chỉ cho khách tự lái hay có cả tài xế đi kèm, để được hướng dẫn đăng ký đúng ngành và đúng điều kiện.
• Thuế: hỏi cách kê khai doanh thu cho thuê xe theo hộ kinh doanh hay công ty, để biết trước số tiền phải đóng.

Đăng ký xong, bạn có thể ghi tên cửa hàng và mã số thuế lên website, hợp đồng và hóa đơn. Khách công tác hay hỏi xuất hóa đơn, nên đây cũng là cách bán được nhiều hơn.

2. Hợp đồng thuê xe và biên bản giao xe

Mỗi lần giao xe nên có hợp đồng thuê xe ký giữa hai bên. Hợp đồng ghi: thông tin người thuê, biển số và tình trạng xe, ngày giờ nhận và trả, giá thuê, tiền cọc, giới hạn km, mức phạt trả trễ, và ai chịu chi phí khi xe hư hỏng hoặc bị phạt nguội.

Giao chìa khóa là lúc hai bên cùng xem xe và ký biên bản. Ảnh: Kaboompics (CC0).

Kèm theo là biên bản giao xe: chụp ảnh bốn góc xe, nội thất, đồng hồ km và mức xăng lúc giao, rồi gửi ảnh vào Zalo của khách. Khi nhận lại, so ảnh là biết có vết xước mới hay không, tránh tranh cãi. Nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem mẫu hợp đồng một lần trước khi dùng.

3. Giấy tờ xe và bảo hiểm cho từng chiếc

Mỗi xe cho thuê cần đủ giấy tờ để khách đi đường không bị làm khó: giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận kiểm định còn hạn với ô tô, và bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc của chủ xe.

Ngoài bảo hiểm bắt buộc, nên mua thêm bảo hiểm vật chất thân vỏ cho xe cho thuê. Hỏi kỹ công ty bảo hiểm xem xe dùng để cho thuê có được bồi thường không, vì một số gói chỉ áp dụng cho xe gia đình. Ghi rõ trên website “xe có bảo hiểm thân vỏ, khách chịu mức tự trả tối đa …” để khách yên tâm.

4. Quy định cho khách: giấy tờ, tiền cọc, km

Viết sẵn quy định giúp bạn trả lời nhanh và nhất quán với mọi khách. Một bảng quy định đủ dùng gồm:

• Giấy tờ khách mang theo: căn cước hoặc hộ chiếu bản gốc, giấy phép lái xe còn hạn, đúng hạng xe.
• Tiền cọc: bao nhiêu, đặt bằng tiền mặt hay chuyển khoản, có nhận thế chấp xe máy không, khi nào hoàn lại.
• Giới hạn km: ví dụ 300 km mỗi ngày, quá thì tính thêm tiền mỗi km; thuê dài ngày có thể không giới hạn.
• Xăng, trả trễ, vệ sinh: nhận xăng bao nhiêu trả bấy nhiêu, trễ quá bao lâu thì tính thêm, xe quá bẩn thu phí rửa.

Ghi thêm câu “giấy tờ và tiền cọc theo quy định của cửa hàng” để khách hiểu đây là quy định riêng của bạn, có thể khác giữa các xe.

5. Website có đội xe và bảng giá theo ngày

Khách du lịch thường tìm “thuê xe tự lái Đà Lạt”, “thuê xe 7 chỗ Đà Nẵng” trên Google. Muốn được chọn, trang của bạn cần trả lời ngay ba câu: có xe gì, giá bao nhiêu, đặt thế nào.

Khách đặt xe để có những chuyến đi như thế này; trang của bạn cần cho họ thấy ngay xe, giá và cách đặt. Ảnh: Oliur Rahman (CC0).

• Đội xe lọc theo loại: 4–5 chỗ, 7 chỗ, xe điện. Mỗi xe có số chỗ, số tự động hay số sàn, xăng hay điện.
• Giá theo ngày rõ ràng: giá thứ Hai đến thứ Năm, giá cuối tuần, giá thuê từ 7 ngày, tiền cọc của từng xe.
• Phụ thu lễ Tết ghi sẵn khoảng ngày và mức tăng, để khách không bị bất ngờ.

Nếu chưa có ảnh xe đẹp, xem cách chụp ảnh sản phẩm bằng điện thoại: chụp lúc trời sáng, góc chéo phía trước, dọn sạch đồ trong xe.

6. Form đặt xe tự tính tiền, có giao xe tận nơi

Phần này giúp bạn bớt trả lời tin nhắn “xe 7 chỗ 3 ngày bao nhiêu?” nhất. Form đặt xe tốt cho khách:

• Chọn loại xe, ngày nhận, ngày trả và giờ nhận, giờ trả.
• Thấy ngay tạm tính đúng từng ngày: ngày thường giá thường, thứ Sáu giá cuối tuần, thuê đủ 7 ngày tự đổi sang giá thuê dài.
• Tick dịch vụ thêm: giao xe tại khách sạn, sân bay, ghế trẻ em, gói giảm mức tự trả.
• Xem trước tiền cọc sẽ phải đặt.

Bấm gửi là yêu cầu đến Zalo của bạn hoặc thành một dòng trong Google Sheets, kèm loại xe, ngày giờ và số tiền. Ghi rõ “cửa hàng xác nhận còn xe trong 15 phút”. Dán thêm mã QR cho cửa hàng dẫn tới trang đặt xe lên kính xe và quầy, khách quay lại sẽ đặt thẳng lần sau.

7. Cho thuê xe máy du lịch: cung đường và đồ đi kèm

Ở Hà Giang, Đà Lạt, Hội An hay Phú Quốc, thuê xe máy là nhu cầu rất lớn của khách du lịch, cả khách nước ngoài. Website cho thuê xe máy cần thêm vài thứ so với ô tô:

Gợi ý cung đường giúp khách chọn đúng xe và biết nên thuê mấy ngày. Ảnh: Quangpraha (CC0).

• Chia xe theo loại: xe số leo dốc khỏe, tay ga đi phố nhàn, côn tay cho người quen lái.
• Đồ đi kèm miễn phí: mũ bảo hiểm, áo mưa, khóa, giá đỡ điện thoại.
• Cung đường gợi ý: tên cung, số km, số ngày, độ khó, mùa đẹp nhất.
• Người lái đi cùng cho khách không tự lái được, tính theo ngày.
• Trang tiếng Anh, giá bằng đô la cho khách nước ngoài.

Đừng quên tạo hồ sơ Google Maps cho cửa hàng để hiện khi khách tìm “thuê xe máy gần đây”, xem cách đưa cửa hàng lên Google Maps.

Tạo website cho thuê xe miễn phí

Bạn không cần thuê người làm web. Xem cách tạo website miễn phí, hoặc mở ngay mẫu website cho thuê xe tự lái và mẫu cho thuê xe máy du lịch trong thư viện mẫu website miễn phí. Đổi tên cửa hàng, ảnh và giá từng xe, tiền cọc, điều khoản và số Zalo, rồi đăng lên mạng trong khoảng 5 phút. Form đặt xe tự tính số ngày, giá cuối tuần, giá thuê dài, phụ thu lễ Tết và dịch vụ giao xe đã có sẵn.