Cho thuê phòng họp theo giờ: nhận đặt phòng online dễ hơn

Nhiều văn phòng, coworking, trung tâm đào tạo có phòng trống phần lớn thời gian trong tuần. Cho thuê phòng họp theo giờ là cách tận dụng chỗ trống đó, nhưng nếu chỉ nhận đặt qua điện thoại, lễ tân phải trả lời đi trả lời lại cùng một câu: phòng mấy người, có máy chiếu không, bao nhiêu một giờ. Bài này gợi ý 7 việc nên làm để khách tự xem và tự đặt phòng online.

Tóm tắt nhanh, cho thuê phòng họp theo giờ cần làm 7 việc:

1. Ghi rõ từng phòng: sức chứa, thiết bị, ảnh thật
2. Bảng giá theo giờ và theo khung
3. Form đặt phòng tự tính tiền
4. Cho đặt cố định hằng tuần
5. Bán thêm dịch vụ kèm: tea break, thiết bị họp trực tuyến
6. Ghi rõ hóa đơn, thanh toán, hủy phòng
7. Bán thêm chỗ ngồi theo ngày, theo tháng

1. Ghi rõ từng phòng: sức chứa, thiết bị, ảnh thật

Khách thuê phòng họp thường biết trước số người và việc cần làm: họp nhóm 4 người, phỏng vấn, lớp học 20 người, ra mắt sản phẩm. Với mỗi phòng, ghi:

• Sức chứa và kiểu xếp bàn ghế: bàn dài, lớp học, chữ U.
• Thiết bị: TV hay máy chiếu, loa, bảng trắng, camera họp trực tuyến.
• Diện tích và số phòng cùng loại.

Ảnh thật từng phòng giúp khách biết phòng có hợp buổi họp của mình không. Ảnh: Missvain (CC0).

Chụp ảnh lúc phòng gọn gàng, đủ sáng, thấy rõ màn hình và cách xếp bàn. Mẹo chụp có trong bài chụp ảnh sản phẩm bằng điện thoại.

2. Bảng giá theo giờ và theo khung

Nhiều nơi tính giá khác nhau theo thời điểm: giờ hành chính, buổi tối, cuối tuần. Hãy làm bảng giá: mỗi dòng là một khung giờ, mỗi cột là một phòng, ghi giá mỗi giờ.

Ghi thêm giá đã gồm những gì (nước lọc, bảng trắng, wifi), đặt tối thiểu bao nhiêu giờ, và thành viên coworking có được trừ giờ trong gói không. Khách so sánh nhanh và chọn đúng phòng ngay từ đầu.

3. Form đặt phòng tự tính tiền

Thay vì nhắn qua nhắn lại, đặt một form đặt phòng ngay trên trang. Khách chọn phòng, ngày, giờ bắt đầu và số giờ; giá tạm tính hiện ngay, kể cả khi buổi họp kéo từ giờ hành chính sang buổi tối.

Bấm gửi là yêu cầu đến Zalo của lễ tân hoặc thành một dòng trong Google Sheets. Cách tạo form có trong hướng dẫn Google Biểu mẫu. Để theo dõi lịch các phòng bằng bảng tính, xem bài quản lý lịch đặt sân bằng Google Sheets, cách làm tương tự cho phòng họp.

4. Cho đặt cố định hằng tuần

Lớp học cuối tuần, buổi họp giao ban sáng thứ Hai, câu lạc bộ đọc sách là những khách quay lại đều đặn. Thêm ô “Đặt cố định hằng tuần” và chọn số tuần: giá tạm tính nhân theo số buổi, khách thấy ngay tổng tiền cả khóa.

Đây là nguồn doanh thu ổn định. Bạn có thể ưu đãi nhẹ cho khách đặt từ 4 tuần trở lên để giữ chân họ.

5. Bán thêm dịch vụ kèm: tea break, thiết bị họp trực tuyến

Một buổi đào tạo hay hội thảo thường cần thêm vài thứ. Đưa sẵn các dịch vụ kèm để khách tích chọn:

Tea break, bảng flipchart hay bộ họp trực tuyến là phần bán thêm dễ nhất. Ảnh: Chris Adamus (CC0).

• Tea break cho 10 người: bánh, trà, cà phê.
• Bảng flipchart và bút.
• Bộ họp trực tuyến: camera, micro hội nghị.

Mỗi dịch vụ ghi giá; khi khách tích, giá tạm tính tự cộng thêm.

6. Ghi rõ hóa đơn, thanh toán, hủy phòng

Khách công ty thường cần hóa đơn. Ghi rõ nơi bạn có xuất hóa đơn hay không, và thêm ô “Cần xuất hóa đơn” trong form để lễ tân biết chuẩn bị. Thông tin công ty có thể gửi sau qua tin nhắn hoặc email.

Cũng ghi sẵn:

• Thanh toán: chuyển khoản trước hay trả khi đến.
• Hủy phòng: báo trước bao lâu thì không mất phí.
• Quá giờ: tính thêm theo 30 phút hay theo giờ.

7. Bán thêm chỗ ngồi theo ngày, theo tháng

Nếu bạn có không gian làm việc chung, khách thuê phòng họp hôm nay có thể là thành viên tháng sau. Thêm phần gói chỗ ngồi: vé ngày, chỗ ngồi linh hoạt, bàn cố định, văn phòng riêng, mỗi gói ghi giá và quyền lợi, kèm nút “Hẹn xem chỗ”.

Không gian chung có cây xanh, ánh sáng tự nhiên là lý do nhiều người chọn làm việc ở coworking. Ảnh: Wikimedia Commons (CC0).

Đừng quên tạo hồ sơ Google Maps theo bài đưa cửa hàng lên Google Maps: nhiều người tìm “phòng họp cho thuê” hoặc “coworking gần đây” trên bản đồ.

Tạo website cho thuê phòng họp miễn phí

Bạn không cần thuê người làm web. Xem cách tạo website miễn phí, hoặc mở ngay mẫu website coworking, phòng họp theo giờ trong thư viện mẫu website miễn phí: đổi tên, ảnh, sức chứa và giá từng phòng, gói chỗ ngồi, dịch vụ kèm và số Zalo, rồi đăng lên mạng trong khoảng 5 phút. Bảng giá theo khung giờ, form đặt phòng tự tính tiền, đặt hằng tuần và ô xuất hóa đơn đã có sẵn.