Аренда переговорной по часам: как принимать брони онлайн

Во многих офисах, коворкингах и учебных центрах комнаты пустуют большую часть недели. Аренда переговорной по часам превращает пустое место в доход, но если брони принимаются только по телефону, администратор снова и снова отвечает: сколько человек вмещает, есть ли проектор, сколько стоит час. Вот 7 шагов, чтобы клиенты всё видели и бронировали онлайн сами.

Коротко: для почасовой аренды переговорных нужны 7 вещей:

1. Описание каждой комнаты: вместимость, техника, реальные фото
2. Цены за час по времени суток
3. Форма брони с расчётом суммы
4. Еженедельные брони
5. Доп. услуги: кофе-брейк, комплект для видеосвязи
6. Понятные документы, оплата и отмена
7. Продажа дневных пропусков и мест на месяц

1. Описание каждой комнаты: вместимость, техника, реальные фото

Клиент обычно знает число людей и задачу: встреча на 4, собеседование, обучение на 20, презентация продукта. Для каждой комнаты укажите:

• Вместимость и расстановку: переговорная, класс, П-образная.
• Технику: ТВ или проектор, колонки, доска, камера для видеосвязи.
• Площадь и число комнат такого типа.

Реальные фото показывают, подойдёт ли комната для встречи. Фото: Missvain (CC0).

Снимайте комнату убранной и светлой, чтобы были видны экран и рассадка. Советы по съёмке товаров на телефон подойдут и здесь.

2. Цены за час по времени суток

Многие площадки берут разную цену в рабочее время, вечером и в выходные. Сделайте таблицу цен: строка — время, столбец — комната, в ячейке цена за час.

Укажите, что входит в цену (вода, доска, Wi-Fi), минимальное время и могут ли резиденты коворкинга использовать часы из тарифа. Клиент быстро сравнит и сразу выберет нужную комнату.

3. Форма брони с расчётом суммы

Вместо долгой переписки разместите на странице форму брони. Клиент выбирает комнату, дату, время начала и длительность; сумма появляется сразу, даже если встреча переходит из рабочего времени в вечер.

После отправки заявка приходит в Telegram администратора или строкой в Google Таблицу. Как сделать форму — в справке Google Форм. Чтобы вести расписание всех комнат в таблице, посмотрите, как вести бронирования в Google Таблицах.

4. Еженедельные брони

Курсы по выходным, планёрки по понедельникам, книжный клуб приходят каждую неделю. Добавьте опцию «Бронировать каждую неделю» с числом недель: сумма умножается на число встреч, и клиент сразу видит итог за весь курс.

Это стабильный доход. Небольшая скидка от 4 недель помогает удержать постоянных клиентов.

5. Доп. услуги: кофе-брейк, комплект для видеосвязи

Обучению или воркшопу обычно нужно что-то ещё. Предложите доп. услуги с галочкой:

Кофе-брейк, флипчарт или комплект для видеосвязи продаются в дополнение легче всего. Фото: Chris Adamus (CC0).

• Кофе-брейк на 10 человек: выпечка, чай, кофе.
• Флипчарт и маркеры.
• Комплект для видеосвязи: камера и конференц-микрофон.

У каждой услуги своя цена; отмеченная, она добавляется к сумме.

6. Понятные документы, оплата и отмена

Компаниям обычно нужны закрывающие документы: счёт и акт. Напишите, выдаёте ли вы их, и добавьте в форму отметку «Нужен счёт», чтобы администратор подготовил документы. Реквизиты можно прислать позже сообщением или письмом.

Также укажите:

• Оплату: предоплата или на месте.
• Отмену: за сколько часов бесплатно.
• Продление: по 30 минут или по часу.

7. Продажа дневных пропусков и мест на месяц

Если у вас есть общее пространство, сегодняшний клиент переговорной может стать резидентом в следующем месяце. Добавьте тарифы на места: дневной пропуск, гибкое место, фиксированное место, отдельный офис — с ценой и условиями и кнопкой «Записаться на экскурсию».

Общая зона с растениями и дневным светом — одна из причин, почему выбирают коворкинг. Фото: Wikimedia Commons (CC0).

Не забудьте карточку на картах по инструкции добавить организацию на Google Карты: многие ищут «аренда переговорной» или «коворкинг рядом» на карте.

Сделайте сайт переговорной бесплатно

Нанимать разработчика не нужно. Посмотрите, как создать сайт бесплатно, или откройте шаблон коворкинга и переговорных в библиотеке бесплатных шаблонов сайтов. Поменяйте название, фото, вместимость и цену каждой комнаты, тарифы, доп. услуги и контакты — и опубликуйте примерно за 5 минут. Таблица цен по времени, форма брони с расчётом суммы, еженедельные брони и отметка о счёте уже встроены.