ห้องประชุมให้เช่ารายชั่วโมง: รับจองออนไลน์ง่ายขึ้น

ออฟฟิศ โคเวิร์กกิ้ง และศูนย์อบรมหลายแห่งมีห้องว่างเกือบทั้งสัปดาห์ การทำห้องประชุมให้เช่ารายชั่วโมงเปลี่ยนพื้นที่ว่างเป็นรายได้ แต่ถ้ารับจองทางโทรศัพท์อย่างเดียว เคาน์เตอร์ต้องตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ: นั่งได้กี่คน มีโปรเจกเตอร์ไหม ชั่วโมงละเท่าไร นี่คือ 7 ข้อที่ช่วยให้ลูกค้าดูเองและจองออนไลน์ได้

สรุปสั้น ๆ ห้องประชุมให้เช่ารายชั่วโมงต้องมี 7 อย่าง:

1. บอกข้อมูลแต่ละห้อง: จำนวนคน อุปกรณ์ รูปจริง
2. ราคารายชั่วโมงตามช่วงเวลา
3. ฟอร์มจองที่คำนวณราคาให้
4. จองประจำทุกสัปดาห์
5. บริการเสริม: เบรก ชุดประชุมออนไลน์
6. บอกเรื่องใบกำกับภาษี การจ่ายเงิน และการยกเลิก
7. ขายบัตรรายวันและที่นั่งรายเดือนด้วย

1. บอกข้อมูลแต่ละห้อง: จำนวนคน อุปกรณ์ รูปจริง

ลูกค้ามักรู้จำนวนคนและงานแล้ว เช่น ประชุมทีม 4 คน สัมภาษณ์ อบรม 20 คน เปิดตัวสินค้า แต่ละห้องให้บอก:

• จำนวนคนและการจัดโต๊ะ: แบบประชุม แบบห้องเรียน แบบตัว U
• อุปกรณ์: ทีวีหรือโปรเจกเตอร์ ลำโพง ไวต์บอร์ด กล้องประชุมออนไลน์
• ขนาดและจำนวนห้องประเภทเดียวกัน

รูปจริงของแต่ละห้องช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าเหมาะกับการประชุมของตนไหม ภาพ: Missvain (CC0)

ถ่ายตอนห้องเรียบร้อยและสว่าง เห็นจอและการจัดที่นั่งชัด เคล็ดลับในเคล็ดลับถ่ายรูปสินค้าด้วยมือถือใช้ได้เช่นกัน

2. ราคารายชั่วโมงตามช่วงเวลา

หลายที่คิดราคาต่างกันตามเวลา: เวลาทำการ ค่ำ สุดสัปดาห์ ทำตารางราคา แถวคือช่วงเวลา คอลัมน์คือห้อง ใส่ราคาต่อชั่วโมง

บอกด้วยว่าราคารวมอะไร (น้ำดื่ม ไวต์บอร์ด Wi-Fi) จองขั้นต่ำกี่ชั่วโมง และสมาชิกใช้ชั่วโมงในแพ็กเกจได้ไหม ลูกค้าเทียบง่ายและเลือกห้องถูกตั้งแต่แรก

3. ฟอร์มจองที่คำนวณราคาให้

แทนการทักไปทักมา ให้วางฟอร์มจองบนหน้าเว็บ ลูกค้าเลือกห้อง วัน เวลาเริ่ม และจำนวนชั่วโมง ราคาประมาณขึ้นทันที แม้ประชุมคร่อมจากเวลาทำการไปถึงค่ำ

กดส่งแล้วคำขอเข้า LINE ของเคาน์เตอร์หรือเป็นแถวใน Google ชีต วิธีสร้างดูที่คู่มือ Google ฟอร์ม ถ้าอยากดูตารางทุกห้องในสเปรดชีต อ่านบทความจัดการตารางจองด้วย Google ชีต

4. จองประจำทุกสัปดาห์

คอร์สเสาร์อาทิตย์ ประชุมเช้าวันจันทร์ ชมรมหนังสือ มาใช้ทุกสัปดาห์ เพิ่มตัวเลือก**“จองประจำทุกสัปดาห์”**และจำนวนสัปดาห์ ราคาประมาณจะคูณตามจำนวนครั้ง ลูกค้าเห็นยอดรวมทั้งคอร์สทันที

นี่คือรายได้ที่มั่นคง อาจลดราคาเล็กน้อยให้คนจอง 4 สัปดาห์ขึ้นไปเพื่อให้กลับมาเรื่อย ๆ

5. บริการเสริม: เบรก ชุดประชุมออนไลน์

งานอบรมหรือเวิร์กช็อปมักต้องการของเพิ่ม เตรียมบริการเสริมให้ติ๊กเลือก:

เบรก ฟลิปชาร์ต หรือชุดประชุมออนไลน์คือสิ่งที่ขายเพิ่มได้ง่ายที่สุด ภาพ: Chris Adamus (CC0)

• เบรก 10 คน: ขนม ชา กาแฟ
• ฟลิปชาร์ตและปากกา
• ชุดประชุมออนไลน์: กล้อง ไมค์ประชุม

แต่ละบริการมีราคา ติ๊กแล้วบวกเข้าราคาประมาณทันที

6. บอกเรื่องใบกำกับภาษี การจ่ายเงิน และการยกเลิก

ลูกค้าบริษัทมักต้องการใบกำกับภาษี บอกว่าออกให้ได้ไหม และเพิ่มช่อง “ต้องการใบกำกับภาษี” ในฟอร์มให้เคาน์เตอร์เตรียมไว้ ข้อมูลบริษัทส่งตามมาทางข้อความหรืออีเมลได้

บอกเพิ่มเติม:

• การจ่ายเงิน: โอนก่อนหรือจ่ายตอนมา
• การยกเลิก: แจ้งล่วงหน้าเท่าไรจึงไม่เสียค่าใช้จ่าย
• เกินเวลา: คิดทุก 30 นาทีหรือรายชั่วโมง

7. ขายบัตรรายวันและที่นั่งรายเดือนด้วย

ถ้ามีพื้นที่ทำงานร่วม ลูกค้าที่เช่าห้องประชุมวันนี้อาจเป็นสมาชิกเดือนหน้า เพิ่มแพ็กเกจที่นั่ง: บัตรรายวัน โต๊ะอิสระ โต๊ะประจำ ออฟฟิศส่วนตัว พร้อมราคาและสิทธิ์ และปุ่ม “นัดชมพื้นที่”

พื้นที่ส่วนกลางที่มีต้นไม้และแสงธรรมชาติคือเหตุผลที่หลายคนเลือกโคเวิร์กกิ้ง ภาพ: Wikimedia Commons (CC0)

อย่าลืมสร้างโปรไฟล์ตามปักหมุดร้านบน Google Maps หลายคนค้นหา “ห้องประชุมให้เช่า” หรือ “โคเวิร์กกิ้งใกล้ฉัน” บนแผนที่

สร้างเว็บไซต์ห้องประชุมให้เช่าฟรี

ไม่ต้องจ้างคนทำเว็บ ดูวิธีสร้างเว็บไซต์ฟรี หรือเปิดเทมเพลตโคเวิร์กกิ้งและห้องประชุมในคลังเทมเพลตเว็บไซต์ฟรี เปลี่ยนชื่อ รูป จำนวนคนและราคาแต่ละห้อง แพ็กเกจที่นั่ง บริการเสริม และช่องทางติดต่อ แล้วเผยแพร่ได้ในราว 5 นาที ตารางราคาตามช่วงเวลา ฟอร์มจองที่คำนวณราคา การจองประจำ และช่องใบกำกับภาษีมีให้พร้อมแล้ว