Meetingraum vermieten pro Stunde: Buchungen online annehmen

Viele Büros, Coworking-Spaces und Schulungszentren haben Räume, die einen Großteil der Woche leer stehen. Wer einen Meetingraum vermieten will, macht daraus Einnahmen – doch kommen Buchungen nur per Telefon, beantwortet der Empfang immer wieder dieselben Fragen: Wie viele Personen? Gibt es einen Beamer? Was kostet die Stunde? Mit diesen 7 Schritten sehen Kunden alles selbst und buchen online.

Kurz gesagt braucht stundenweise Raumvermietung 7 Dinge:

1. Jeden Raum beschreiben: Kapazität, Technik, echte Fotos
2. Preise pro Stunde und nach Tageszeit
3. Buchungsformular mit Live-Summe
4. Wöchentliche Buchungen
5. Extras: Kaffeepause, Videokonferenz-Set
6. Rechnung, Zahlung und Storno klar regeln
7. Auch Tagespässe und Monatsplätze verkaufen

1. Jeden Raum beschreiben: Kapazität, Technik, echte Fotos

Kunden kennen meist Personenzahl und Anlass: Team-Meeting zu viert, Bewerbungsgespräch, Schulung für 20, Produktvorstellung. Nennen Sie für jeden Raum:

• Kapazität und Bestuhlung: Konferenz, Parlament, U-Form.
• Technik: TV oder Beamer, Lautsprecher, Whiteboard, Videokonferenz-Kamera.
• Fläche und Anzahl der Räume dieses Typs.

Echte Fotos zeigen Kunden, ob der Raum zu ihrem Termin passt. Foto: Missvain (CC0).

Fotografieren Sie den Raum aufgeräumt und hell, Bildschirm und Bestuhlung gut sichtbar. Die Tipps für Produktfotos mit dem Handy gelten auch hier.

2. Preise pro Stunde und nach Tageszeit

Viele Anbieter rechnen je nach Zeit unterschiedlich ab: Bürozeit, Abend, Wochenende. Erstellen Sie eine Preistabelle: eine Zeile pro Zeitfenster, eine Spalte pro Raum, Preis pro Stunde.

Nennen Sie auch, was enthalten ist (Wasser, Whiteboard, WLAN), die Mindestbuchung und ob Coworking-Mitglieder Stunden aus ihrem Tarif nutzen können. So vergleichen Kunden schnell und wählen gleich den richtigen Raum.

3. Buchungsformular mit Live-Summe

Statt Nachrichten hin und her: Setzen Sie ein Buchungsformular auf die Seite. Kunden wählen Raum, Datum, Startzeit und Dauer; die Summe erscheint sofort, auch wenn das Meeting von der Bürozeit in den Abend reicht.

Beim Absenden landet die Anfrage im WhatsApp des Empfangs oder als Zeile in Google Sheets. Wie das geht, zeigt die Google-Formulare-Hilfe. Wer den Kalender aller Räume in einer Tabelle führen will, liest, wie man Buchungen mit Google Sheets verwalten.

4. Wöchentliche Buchungen

Wochenendkurse, das Montagsmeeting oder ein Buchclub kommen jede Woche. Bieten Sie „Wöchentlich buchen“ mit Anzahl der Wochen an: Die Summe wird mit den Terminen multipliziert, Kunden sehen den Gesamtbetrag sofort.

Das sind stabile Einnahmen. Ein kleiner Rabatt ab 4 Wochen hält Stammkunden.

5. Extras: Kaffeepause, Videokonferenz-Set

Schulungen und Workshops brauchen oft etwas mehr. Bieten Sie Extras zum Ankreuzen an:

Kaffeepause, Flipchart oder Videokonferenz-Set sind die einfachsten Zusatzverkäufe. Foto: Chris Adamus (CC0).

• Kaffeepause für 10: Gebäck, Tee, Kaffee.
• Flipchart und Stifte.
• Videokonferenz-Set: Kamera und Konferenzmikrofon.

Jedes Extra hat einen Preis und wird beim Ankreuzen zur Summe addiert.

6. Rechnung, Zahlung und Storno klar regeln

Firmenkunden brauchen meist eine Rechnung. Schreiben Sie, ob Sie eine ausstellen, und fügen Sie das Feld „Rechnung benötigt“ ins Formular ein, damit der Empfang sie vorbereitet. Firmendaten können per Nachricht oder E-Mail nachkommen.

Nennen Sie außerdem:

• Zahlung: Vorkasse oder vor Ort.
• Storno: bis wann kostenlos.
• Überziehung: je 30 Minuten oder je Stunde.

7. Auch Tagespässe und Monatsplätze verkaufen

Wenn Sie Coworking-Fläche haben, wird der Meetingraum-Kunde von heute vielleicht Mitglied im nächsten Monat. Ergänzen Sie Arbeitsplatz-Tarife: Tagespass, Flex-Desk, fester Platz, eigenes Büro, mit Preis und Leistungen und einem Knopf „Besichtigung buchen“.

Gemeinschaftsflächen mit Pflanzen und Tageslicht sind ein Grund, warum viele Coworking wählen. Foto: Wikimedia Commons (CC0).

Vergessen Sie das Profil auf Google Maps nicht, wie bei Unternehmen bei Google Maps eintragen beschrieben: Viele suchen „Meetingraum mieten“ oder „Coworking in der Nähe“ auf der Karte.

Website für Ihren Meetingraum kostenlos erstellen

Sie brauchen keine Agentur. Lesen Sie, wie Sie eine kostenlose Website erstellen, oder öffnen Sie die Vorlage für Coworking und Meetingräume in der Bibliothek kostenloser Website-Vorlagen. Ändern Sie Namen, Fotos, Kapazität und Preis jedes Raums, Tarife, Extras und Kontakt und gehen Sie in etwa 5 Minuten online. Preistabelle nach Tageszeit, Buchungsformular mit Live-Summe, wöchentliche Buchung und Rechnungsfeld sind schon eingebaut.