貸し会議室を時間貸し：ネット予約を受け付ける7つのポイント

オフィス、コワーキング、研修施設には、週の大半が空いている部屋があります。時間単位の貸し会議室にすれば空き部屋が収入に変わりますが、電話だけで受けていると、受付は「何人入る？」「プロジェクターは？」「1時間いくら？」に何度も答えることになります。お客様が自分で確認して予約できるようにする7つのポイントをまとめました。

まとめると、時間貸しの貸し会議室に必要なのは次の7つです。

1. 部屋ごとの定員・設備・実際の写真
2. 1時間単位・時間帯別の料金
3. 自動計算つきの予約フォーム
4. 毎週の定期予約
5. ティーブレイクやWeb会議セットなどのオプション
6. 請求書、支払い、キャンセルの明記
7. 1日利用や月額の席も販売

1. 部屋ごとの定員・設備・実際の写真

利用者は人数と目的が決まっています。4人の打ち合わせ、面接、20人の研修、新商品発表など。各部屋に次を載せましょう。

• 定員とレイアウト：会議型、スクール型、コの字
• 設備：テレビかプロジェクター、スピーカー、ホワイトボード、Web会議用カメラ
• 広さと同タイプの部屋数

実際の写真があれば、自分の会議に合うかひと目でわかります。写真：Missvain（CC0）

片付いた明るい状態で、モニターと席の配置がわかるように撮りましょう。スマホで商品写真を撮るコツのコツも使えます。

2. 1時間単位・時間帯別の料金

平日日中、夜、週末で料金を変える会場は多いです。料金表を作り、行を時間帯、列を部屋にして1時間の料金を書きます。

料金に含まれるもの（水、ホワイトボード、Wi-Fi）、最短利用時間、コワーキング会員がプランの時間を使えるかも書いておくと、比較しやすく部屋選びも迷いません。

3. 自動計算つきの予約フォーム

メッセージのやり取りの代わりに、ページに予約フォームを置きましょう。部屋、日付、開始時刻、利用時間を選ぶとすぐに概算が表示され、日中から夜にまたがる会議でも正しく計算されます。

送信すると受付のLINEに届くか、Googleスプレッドシートに1行追加されます。作り方はGoogleフォームのヘルプを参照してください。全部屋の予定を表で管理するならGoogleスプレッドシートでの予約管理の記事が参考になります。

4. 毎週の定期予約

週末の講座、月曜の定例会議、読書会などは毎週利用してくれます。**「毎週予約」**の欄と週数を用意すれば、概算が回数分かけ算され、講座全体の合計がすぐわかります。

安定した収入源です。4週以上の予約には少し割引して、継続を促すのもおすすめです。

5. ティーブレイクやWeb会議セットなどのオプション

研修やワークショップには追加のものが必要になりがちです。チェックで選べるオプションを用意しましょう。

ティーブレイク、フリップチャート、Web会議セットは追加販売しやすい商品です。写真：Chris Adamus（CC0）

• ティーブレイク10名分：お菓子、紅茶、コーヒー
• フリップチャートとペン
• Web会議セット：カメラ、会議用マイク

各オプションに料金をつけ、チェックすると概算に加算されます。

6. 請求書、支払い、キャンセルの明記

法人利用では請求書や領収書が必要なことが多いです。発行できるかどうかを明記し、フォームに「請求書が必要」欄を入れておけば受付が準備できます。会社情報はあとからメッセージやメールでもらえば十分です。

あわせて次も書いておきましょう。

• 支払い：事前振込か当日払いか
• キャンセル：何時間前までなら無料か
• 延長：30分単位か1時間単位か

7. 1日利用や月額の席も販売

共有スペースがあるなら、今日の会議室利用者が来月の会員になるかもしれません。席のプランとして1日利用、フリーデスク、固定席、個室を料金と特典つきで載せ、「見学を予約」ボタンを置きましょう。

緑と自然光のある共有スペースは、コワーキングが選ばれる理由のひとつです。写真：Wikimedia Commons（CC0）

Googleマップに店舗を登録の記事を見てGoogleマップにも登録しましょう。「貸し会議室」「近くのコワーキング」は地図で探されることが多いからです。

無料で貸し会議室のホームページを作る

制作会社に頼む必要はありません。無料でホームページ作成の方法を見るか、無料ホームページテンプレートのコワーキング・会議室テンプレートを開いてください。名前、写真、部屋ごとの定員と料金、席のプラン、オプション、連絡先を変えれば約5分で公開できます。時間帯別の料金表、自動計算の予約フォーム、毎週予約、請求書欄は最初から入っています。