Расписание бронирования кортов в Google Таблицах

Тетрадь, чат и память владельца — три самых надёжных способа забронировать один корт дважды. Две группы приходят к 19:00, корт пустует, потому что его забыли записать, а чтобы ответить «есть ли корт в четверг вечером?», приходится листать десятки сообщений. В этой статье — как бесплатно вести расписание бронирования кортов для бадминтона в Google Таблицах: список броней, цветная сетка корты × часы, предупреждения о накладках и брони, которые приходят прямо с сайта.

Коротко: 6 шагов к расписанию в Google Таблицах:

1. Создайте лист «Брони» со стандартными столбцами
2. Принимайте брони с сайта через Google Формы
3. Сделайте сетку корты × часы на каждый день
4. Подсветите занятое время и накладки
5. Ведите еженедельные группы
6. Откройте доступ сотрудникам и смотрите с телефона

1. Создайте лист «Брони» со стандартными столбцами

Откройте Google Таблицы, создайте новую таблицу и назовите первый лист Брони. Одна строка — одна бронь, со столбцами:

• Дата (в формате даты), Начало, Конец
• Корт (Корт 1, Корт 2…), Клиент / группа, Телефон
• Еженедельно (число недель для постоянной группы)
• Статус: Ожидает, Подтверждена, Отменена
• Сумма, Оплачено, Комментарий (ракетки, воланы…)

Если сразу завести все столбцы, потом гораздо проще фильтровать, считать и суммировать. Фото: rawpixel (CC0).

Держите один формат в столбце: время всегда 19:00, а не то «7 вечера», то «19ч». Таблица правильно фильтрует и считает только единообразные данные.

2. Принимайте брони с сайта через Google Формы

Вместо того чтобы переписывать каждое сообщение, пусть игроки заполняют сами:

• Создайте Google Форму с вопросами: корт, дата, время, длительность, имя, телефон, комментарий.
• Во вкладке Ответы нажмите значок таблицы, чтобы связать форму с вашей таблицей. Каждая новая бронь станет строкой.
• Поставьте ссылку на форму на сайте клуба: игрок смотрит цены, выбирает время, отправляет — и бронь сразу в таблице.

Если сайта ещё нет, есть шаблоны для бадминтонных клубов с формой, которая сама считает цену; достаточно вставить ссылку на Google Форму — см. конец статьи.

3. Сделайте сетку корты × часы на каждый день

Список броней неудобен, когда нужно быстро ответить «какой корт свободен вечером?». Добавьте второй лист Сегодня:

• В столбце A — время, строка на каждые 30 минут: 05:00, 05:30… до 22:00.
• В строке 1 — названия кортов: Корт 1, Корт 2… Корт 8.
• Ячейка с датой сверху, например B1, чтобы смотреть любой день.

В каждой ячейке сетки используйте подсчёт по условиям (COUNTIFS / СЧЁТЕСЛИМН), чтобы проверить, есть ли на листе «Брони» бронь на ту же дату и тот же корт, которая начинается в это время или раньше и заканчивается позже. Результат больше 0 — корт занят. Формулу пишете в одной ячейке и протягиваете на остальные.

Сетка корты × часы отвечает на вопрос «есть ли корт?» с одного взгляда. Фото: rawpixel (CC0).

4. Подсветите занятое время и накладки

С условным форматированием таблица раскрашивается сама:

• В сетке ячейки больше 0 — светло-красные (занято), с нулём — белые (свободно).
• В списке строки «Ожидает» — жёлтые, чтобы сотрудники знали, кому перезвонить.
• Добавьте столбец Накладка: число подтверждённых броней, пересекающихся на том же корте; больше 1 — тёмно-красный, решать сразу.

Как добавить правила цвета, описано в справке Google об условном форматировании. В первый раз это минут 10, дальше таблица обновляется с каждой бронью.

5. Ведите еженедельные группы

Группы, которые играют регулярно, — самый стабильный доход бадминтонного клуба.

Напоминание в Telegram накануне снижает число отмен в последний момент. Фото: appealdahal (CC0).

Записывать их можно двумя способами:

• Строка на каждое занятие: запишите первое и протяните вниз на нужное число недель, прибавляя к дате 7. Легко отменить или перенести одно занятие.
• Одна строка со столбцом «До»: компактнее, но формула сетки должна проверять и день недели.

В небольшом клубе первый способ понятнее сотрудникам. Называйте группы ясно, например «Группа Андрея – чт 19:00», и записывайте предоплату в столбец «Оплачено», чтобы сверяться в конце месяца.

6. Откройте доступ сотрудникам и смотрите с телефона

Нажмите Настройки доступа и добавьте почту сотрудников как Редакторов. В приложении Google Таблицы на телефоне они видят расписание на сегодня, подтверждают брони и отмечают оплату на ресепшене. Все изменения хранятся в Истории версий, ошибку можно отменить.

Когда клиентов станет больше, добавьте лист «Выручка» с суммами по дням и кортам. Платная система нужна, только когда появятся несколько залов или онлайн-оплата.

Сайт бадминтонного клуба, который отправляет брони в Google Таблицы

Таблица помогает вести учёт, а сайт позволяет игрокам бронировать самим. Посмотрите, как создать сайт бесплатно, или возьмите шаблон бадминтонного клуба в библиотеке бесплатных шаблонов сайтов: цены по времени, форма с расчётом, свободная игра и занятия; вставьте ссылку на Google Форму — и брони пойдут в таблицу. Если у вас ещё и футбольное поле, прочитайте про сайт мини-футбольного поля.