Website khách sạn: nhận đặt phòng trực tiếp, bớt hoa hồng

Chủ khách sạn mini nào cũng biết cảm giác này: phòng kín, nhưng cuối tháng nhìn lại thấy một phần không nhỏ doanh thu đã trả hoa hồng cho ứng dụng đặt phòng, thường khoảng 15–20% mỗi đơn tùy hợp đồng. Trong khi đó, nhiều khách là người quen, khách công tác quay lại, hay khách đã đứng trước cửa. Một website khách sạn cho những khách này đặt thẳng với bạn: xem phòng, xem giá, chọn ngày và gửi yêu cầu, không qua trung gian. Bài này hướng dẫn website khách sạn mini, nhà nghỉ hoặc căn hộ dịch vụ nên có những gì.

Tóm tắt nhanh, website khách sạn cần 6 mục:

1. Lợi ích khi đặt trực tiếp, ghi ngay đầu trang
2. Từng loại phòng với ảnh thật và giá rõ ràng
3. Phiếu đặt phòng tự tính tiền, có nghỉ giờ
4. Phụ thu lễ Tết và mùa cao điểm ghi sẵn
5. Giờ nhận, trả phòng và quy định
6. Xuất hóa đơn công ty, đường đi và bản đồ

1. Lợi ích khi đặt trực tiếp, ghi ngay đầu trang

Khách đã quen đặt qua ứng dụng. Muốn họ đặt thẳng, phải cho họ một lý do. Ngay dưới ảnh lớn đầu trang, ghi 3–4 lợi ích khi đặt trực tiếp:

• Giá tốt hơn hoặc tặng thêm: bữa sáng, nhận phòng sớm nếu trống, trả phòng muộn.
• Không cần thẻ tín dụng: thanh toán khi nhận phòng hoặc chuyển khoản.
• Hóa đơn công ty cho khách đi công tác.
• Hỏi đáp nhanh qua Zalo với lễ tân thật.

Lý do đặt trực tiếp nên nằm ngay đầu trang, khách không phải kéo xuống mới thấy. Ảnh: rawpixel (CC0).

Lưu ý: một số hợp đồng với ứng dụng yêu cầu giá phòng ngang nhau giữa các kênh. Khi đó, giữ giá bằng nhau và tặng thêm quyền lợi là cách an toàn.

2. Từng loại phòng với ảnh thật và giá rõ ràng

Khách so sánh phòng rất kỹ. Mỗi loại phòng nên có:

• Ảnh thật của phòng, chụp lúc trời sáng, thấy cả giường và cửa sổ.
• Số khách, loại giường, diện tích, hướng nhìn (hướng phố, có ban công).
• Giá đêm thường (Chủ nhật đến thứ Năm), giá cuối tuần (đêm thứ Sáu, thứ Bảy) và giá nghỉ giờ nếu có.
• Nút đặt phòng này đưa khách xuống phiếu, chọn sẵn loại phòng.

Viết mô tả ngắn, nói điều khách quan tâm: “cửa kính lớn nhìn ra phố, hợp cặp đôi ở 2–3 đêm” dễ hiểu hơn một danh sách tiện nghi dài.

3. Phiếu đặt phòng tự tính tiền, có nghỉ giờ

Đây là phần thay lễ tân trả lời “phòng đôi 3 đêm bao nhiêu?”. Phiếu đặt phòng nên cho khách:

• Chọn loại phòng, qua đêm hoặc nghỉ giờ.
• Qua đêm: chọn ngày nhận, ngày trả; trang tự đếm số đêm và tính đúng giá từng đêm, đêm thường giá thường, đêm thứ Sáu giá cuối tuần.
• Nghỉ giờ: chọn ngày, giờ đến, số giờ; tính giá 2 giờ đầu cộng mỗi giờ thêm.
• Chọn số khách, số phòng, thấy ngay tạm tính.

Khi khách thấy ngay số tiền, họ gửi yêu cầu luôn thay vì nhắn hỏi rồi đi so giá chỗ khác. Ảnh: Manjil Aryal (CC0).

Yêu cầu gửi về Zalo của lễ tân hoặc thành một dòng trong Google Sheets. Cách tạo form có trong hướng dẫn Google Biểu mẫu. Website đơn giản không tự trừ phòng trống, nên ghi rõ “lễ tân xác nhận trong 15 phút”.

4. Phụ thu lễ Tết và mùa cao điểm ghi sẵn

Tết, lễ 30/4, mùa pháo hoa hay mùa du lịch biển, giá phòng thường tăng. Nếu không ghi rõ, khách thấy giá trên web rồi bị báo giá khác sẽ mất lòng tin. Cách làm:

• Ghi khoảng ngày và mức cộng thêm, ví dụ Tết cộng 30%, lễ 30/4 cộng 20%.
• Phiếu đặt phòng tự cộng phụ thu cho đêm nào rơi vào khoảng đó và hiện rõ dòng “Phụ thu”.
• Ghi chính sách cọc và hủy riêng cho mùa cao điểm, ví dụ cọc 30%, hủy trước 7 ngày.

Khách thấy rõ con số trước khi gửi sẽ ít hỏi lại và ít hủy phút cuối. Nếu đang chuẩn bị cho mùa Tết, xem thêm bài chuẩn bị Tết cho cửa hàng.

5. Giờ nhận, trả phòng và quy định

Một khối nhỏ nhưng tránh được rất nhiều tranh cãi:

• Giờ nhận phòng, giờ trả phòng ghi to, rõ.
• Trả phòng muộn tính thế nào, nhận phòng sớm có mất phí không.
• Trẻ em ở miễn phí đến mấy tuổi, có cho thú cưng không, có hút thuốc không.
• Hủy phòng trước bao lâu thì miễn phí.

Quy định viết sẵn giúp lễ tân trả lời nhanh và nhất quán với mọi khách. Ảnh: rawpixel (CC0).

Đặt cạnh đó danh sách quanh khách sạn: cách chợ, biển, ga, sân bay bao nhiêu phút. Khách du lịch rất hay hỏi điều này.

6. Xuất hóa đơn công ty, đường đi và bản đồ

Khách công tác là nhóm đặt lại đều nhất. Thêm ô “Cần xuất hóa đơn công ty” trong phiếu, khách ghi tên công ty và mã số thuế ngay khi đặt, lễ tân không phải hỏi lại.

Bữa sáng, tiện nghi, đánh giá thật: những thứ giúp khách quyết định đặt thẳng. Ảnh: Matt Bango (CC0).

Cuối trang ghi địa chỉ, bản đồ, nút Chỉ đường và số điện thoại. Tạo hồ sơ Google Maps để khách tìm “khách sạn gần đây” thấy bạn, xem cách đưa cửa hàng lên Google Maps. Dán mã QR cho cửa hàng dẫn tới trang đặt phòng ở quầy lễ tân và trong phòng, khách sẽ đặt thẳng cho lần sau.

Tạo website khách sạn miễn phí

Bạn không cần thuê người làm web. Xem cách tạo website miễn phí, hoặc mở ngay mẫu website khách sạn mini trong thư viện mẫu website miễn phí: đổi tên khách sạn, ảnh và giá từng loại phòng, giờ nhận trả phòng, mùa cao điểm và số Zalo, rồi đăng lên mạng trong khoảng 5 phút. Phiếu đặt phòng tự tính tiền, nghỉ giờ, phụ thu lễ Tết và ô xuất hóa đơn công ty đã có sẵn. Nếu bạn là homestay, xem thêm bài website homestay cần có gì.